Responsable editorial: Kiuu
Ordenar la recepción de una clínica privada con Kiuu
Cómo diseñar la llegada a una clínica privada: citas y turnos en un solo flujo con Recepción, Terminal y Pantalla TV, qué decidir y qué límites tiene la agenda.
Ordenar la recepción de una clínica privada es decidir qué hace la persona al llegar: si tiene cita, escanea el QR de la sede y la cita se convierte en turno; si no la tiene, solicita turno si la clínica lo permite o lo toma en la terminal. Con Recepción, Terminal y Pantalla TV se cubre ese flujo. La agenda de Kiuu es por sede y servicio, no por médico.
La recepción es la primera impresión
En una clínica privada, el paciente evalúa el servicio desde la puerta: si lo reciben, si entiende qué hacer, si sabe cuánto va a esperar. Ordenar ese primer momento mejora todo lo que viene después. Este artículo describe el flujo de llegada con tres piezas de Kiuu: la app Recepción, la Terminal de Autoservicio y la Pantalla TV. Para el contexto sectorial, mira el recorrido administrativo del paciente.
El flujo de llegada
- El paciente llega y ve un cartel con dos opciones: «Con cita: escanea el código» y «Sin cita: toma tu turno aquí».
- Con cita: escanea el QR permanente de la sede con su celular, sin instalar nada, escribe su celular o documento y la cita se convierte en turno. Queda registrada su llegada.
- Sin cita: solicita turno con el mismo QR o en la terminal, si la clínica lo permite.
- Espera: su turno aparece en la consola; puede seguirlo desde el celular con su posición y la espera estimada.
- Llamado: la Pantalla TV muestra su número y módulo, con tono y voz.
- Atención: el operador de recepción lo atiende y cierra el turno.
La cita no genera un turno futuro: es una reserva previa. Solo se convierte en turno cuando la persona llega, dentro de la ventana de llegada configurada (por defecto 120 minutos antes y 240 después).
Decisiones que hay que tomar antes
| Decisión | Opciones | Criterio |
|---|---|---|
| ¿Se atiende sin cita? | Sin citas, cita opcional u obligatoria, por sede o por servicio | Volumen de urgencias administrativas y política de la clínica |
| Ventana de llegada | Minutos antes y después de la hora | Tolerancia a la impuntualidad |
| Tolerancia de «No asistió» | Minutos antes de marcar la cita | Cuánto se puede esperar sin afectar al siguiente |
| Qué dato pide la terminal | Documento, teléfono o ambos; nombre opcional | El mínimo necesario |
| Prioridades | Adulto mayor, gestante, discapacidad, otras | Política escrita |
Qué no hace y cómo prepararse
- No agenda por profesional. Si cada paciente se agenda con un médico concreto, esa agenda vive en otro sistema; Kiuu recibe a la persona en la sala y ordena su paso por los servicios.
- No hay recordatorios previos de la cita. Si necesitas recordar a los pacientes, planea un proceso propio mientras tanto.
- La cita la crea el equipo; la persona gestiona la suya con un enlace privado (ver, confirmar, cancelar y, si la sede lo permite, reprogramar).
- No hay fila remota: el turno se toma en la sede.
Datos de pacientes en la recepción
La recepción maneja datos personales y, en una clínica, datos de salud. Pide solo el dato necesario, evita nombres y motivos en pantallas públicas y limita quién ve los datos en la consola y en las exportaciones. Si usas WhatsApp, recuerda que el consentimiento es por organización, persona y canal; la cita por sí sola no lo concede.
Una semana de prueba
- Instala Recepción (es gratuita), descarga el cartel y ubícalo junto a la terminal.
- Configura la política de cita y la ventana de llegada.
- Haz que alguien ajeno al equipo llegue con cita y otro sin ella; observa dónde duda.
- Revisa en Gestión de Turnos cómo entran los turnos de cada tipo.
- Mide la semana y ajusta una sola cosa.
La guía de lista de verificación sirve para el cierre de esa prueba.
Preguntas frecuentes
¿Y si el paciente llega muy temprano o muy tarde?
Si todavía no está dentro del horario de llegada, Kiuu le avisa que la cita existe sin revelar más de lo necesario. Ajusta la ventana de llegada de la sede a la impuntualidad real de tus pacientes.
¿Se puede exigir cita para algunos servicios?
Sí, la política de cita se define por sede o por servicio. Con cita obligatoria, el servicio queda bloqueado para quien no la tiene.
¿Qué pasa si regeneramos el QR?
El código anterior deja de funcionar, así que hay que reimprimir el cartel y retirar el viejo.