Control de acceso y roles en un sistema de turnos

El acceso se desordena solo

Al inicio, el acceso es sencillo: dos o tres personas y una consola. Meses después hay operadores que rotaron, un administrador que se fue, una cuenta compartida «porque es más rápido» y nadie sabe quién puede ver qué. El desorden de accesos no suele producir un incidente de inmediato; produce un incidente cuando ocurre algo y nadie puede reconstruir quién hizo qué. Esta guía propone un diseño simple. El contexto general de datos está en el artículo de seguridad y datos.

Los tres roles de Kiuu

Los usuarios se gestionan en Administración de Sede y la cuenta, en la vista de Superusuario. El detalle de cada pantalla está en los manuales de Administración de Sede y Configuración de cuenta.

Cuatro reglas de diseño

1. Un usuario por persona. Las cuentas compartidas impiden saber quién hizo cada acción en la línea de tiempo de un turno.
2. El menor acceso necesario. Un operador no necesita ser administrador; un administrador de una sede no necesita ser superusuario.
3. Pocos superusuarios, con nombre. Son quienes pueden más: que sean pocas personas, identificadas, con suplente.
4. Separar lo que se hace de lo que se revisa. Quien configura prioridades no debería ser el único que revisa los datos de su efecto.

Lo que queda registrado

Cada turno guarda una línea de tiempo (creación, llamados, transferencias con su motivo, atención y cierre) y un espacio de comentarios internos, y Buscar Turnos permite consultarla. Eso da trazabilidad de lo que ocurrió con un turno, que no es lo mismo que un registro de auditoría de todas las acciones administrativas; no asumas más de lo que el manual describe. Para una auditoría de configuración, conserva tus propios registros de cambios (quién modificó qué servicio y cuándo).

Sesiones y dispositivos

• Sesiones activas: el superusuario ve las sesiones por dispositivo, con IP, y puede revocar una o todas.
• Restablecer una contraseña cierra las sesiones activas de ese usuario.
• Credenciales de dispositivos: la Terminal y la Pantalla TV tienen sus propias credenciales; la contraseña se muestra una sola vez al crearlas.
• Dispositivos públicos: la terminal se reinicia sola tras cada turno y borra los datos tras dos minutos sin uso; la pantalla de llamados no muestra datos personales.

Altas y bajas: el momento crítico

El riesgo mayor aparece cuando alguien cambia de rol o se va. Un procedimiento corto lo cubre:

1. Recursos humanos o el jefe avisan del cambio al administrador.
2. El administrador da de baja o ajusta el usuario el mismo día.
3. Si había sesiones abiertas, el superusuario las revoca.
4. Si la persona conocía credenciales de dispositivos, se renuevan.

Revisión mensual en 15 minutos

• ¿Hay usuarios que ya no trabajan aquí?
• ¿Quiénes son los superusuarios, y siguen siendo necesarios?
• ¿Hay sesiones activas desconocidas o antiguas?
• ¿Algún usuario tiene un rol mayor del que necesita?
• ¿Las credenciales de la API, si existen, siguen siendo necesarias y tienen la expiración adecuada?

Errores frecuentes

• Una cuenta de operador compartida por todo el turno.
• Dar a todos el rol de administrador para evitar pedir permisos.
• No dar de baja a quien se fue.
• Guardar la contraseña de un dispositivo en un papel pegado en la pantalla.
• No revisar las sesiones activas nunca.