Pantalla, seguimiento y mensajes: qué canal usar para avisar un turno

Un aviso, varias vías

Una persona espera mejor cuando sabe cuándo le toca, y no todas las personas se enteran por el mismo canal: algunas miran la pantalla, otras escuchan, otras salen a hacer una gestión y quieren que se les avise. Por eso conviene combinar canales. Este artículo explica los que existen en Kiuu y para qué sirve cada uno. Cómo informar esperas largas está en otro artículo.

Los cuatro canales

Qué aporta cada uno

Pantalla TV. Es el canal universal de la sala: lo ve y lo oye quien está presente, sin necesitar celular. Sus límites son la ubicación y el ruido. Ver qué comunicar en ella.

Seguimiento por enlace o QR. Permite que la persona salga de la sala y vea desde su celular cuánto falta. Muestra posición, turnos por delante y una espera estimada que se calcula con la espera y la duración de atención de los últimos 30 días. Hereda los colores de la organización y no requiere cuenta.

Ticket impreso. Para quien prefiere papel o no tiene celular. Con el QR de seguimiento, el papel se convierte en un enlace al estado del turno.

SMS o WhatsApp. Para avisar activamente: al crear el turno, cuando faltan pocos y al llamar. Requieren la autorización de la persona y tienen costo por consumo. Ver la guía de notificaciones.

Y el correo electrónico

El correo electrónico no está documentado como canal de aviso de turnos en Kiuu. Para quien necesita enviar información previa a la visita (qué documentos llevar, cómo llegar), se puede usar el propio correo de la organización con sus procesos habituales; es una comunicación distinta, fuera del flujo del turno.

Cómo combinar los canales

Una combinación sensata para empezar:

1. Pantalla TV para toda la sala, siempre.
2. QR de seguimiento en el comprobante o en la terminal, para quien quiera moverse.
3. Ticket impreso si tu público lo valora.
4. SMS o WhatsApp solo si tienes un caso claro, por ejemplo salas grandes o personas que suelen ausentarse al ser llamadas.

Empezar por los gratuitos permite comprobar si hace falta pagar por mensajes.

Qué no confiar a un solo canal

• Si la pantalla falla, ¿hay alguien que avise en voz alta?
• Si la persona no tiene datos móviles, ¿puede seguir viendo la pantalla?
• Si el aviso depende de un mensaje y el saldo se agota, ¿qué pasa? El historial de envíos muestra cuando un mensaje no salió, y el motivo.

Una condición común: la verdad

Ningún canal arregla una promesa falsa. Una espera estimada es una estimación; si la sala tiene un problema (una caída, un puesto menos), informa la situación real en vez de dejar que el número «prometa» algo que no ocurrirá.