Responsable editorial: Kiuu
Cómo definir horarios y cupos de una agenda de citas
Cómo decidir el horario, la duración y el cupo por servicio de una agenda de citas para repartir llegadas y evitar picos, con las reglas de Agenda en Kiuu.
Para definir una agenda de citas decide tres cosas: el horario de la sede (franjas por día y cierres), la duración de cada cita según el servicio y el cupo, es decir, cuántas citas puede haber a la vez. En Kiuu el cupo es por sede y servicio, empieza en una cita a la vez y se puede ampliar hasta 100. Si el horario está ocupado, la agenda sugiere los cinco próximos libres.
La agenda puede crear su propio pico
Una agenda mal configurada concentra a todos a la misma hora: si cada cita se agenda «en punto», a las 9:00 llegan todos a la vez y se forma una fila aunque nadie haya llegado sin cita. Los horarios, la duración y el cupo son las tres palancas para repartir esa llegada. Esta guía explica cómo decidirlas; los pasos en pantalla están en el manual de Agenda.
Tres decisiones, en este orden
| Decisión | Qué define | Qué ocurre si se decide mal |
|---|---|---|
| Horario de la sede | Franjas por día, cierres y horarios especiales | Citas fuera del horario real o sede «cerrada» por error |
| Duración de cada cita | Cuánto dura la atención de ese servicio | Citas que se solapan o huecos que nadie usa |
| Cupo por servicio | Cuántas citas simultáneas admite | Filas al inicio de cada franja, o personal ocioso |
Horario de la sede
En la configuración de Agenda se definen varias franjas por día, cierres y horarios especiales por fecha, siempre en la zona horaria de la organización. Tres detalles conviene conocer:
- El horario empieza desactivado. Mientras esté así, no se aplica ninguna restricción.
- Activarlo sin franjas cierra todos los días. Es un error frecuente al probar: se activa y se olvida cargar las franjas.
- Guardar conserva las reservas existentes y avisa cuántas quedaron fuera del nuevo horario.
El horario es por sede: no hay un horario distinto por servicio. Si dos servicios tienen horarios diferentes, hay que resolverlo con el cupo o con la organización de las citas.
Hoy no hay festivos por país ni reglas de antelación mínima o máxima: los cierres por feriados se cargan a mano como horarios especiales.
Duración de cada cita
La duración debe reflejar el tiempo real del servicio, no el ideal. Una forma de fijarla:
- Toma de las estadísticas, o de una medición propia, el tiempo promedio de atención del servicio.
- Añade un margen pequeño para la transición entre una persona y la siguiente.
- Revísala tras unas semanas: si las citas se atrasan siempre, la duración es corta.
Kiuu tiene en cuenta la duración al ofrecer horarios, de modo que dos citas del mismo servicio no se pisen más allá del cupo.
El cupo: cuántas citas a la vez
El cupo se define por sede y servicio. Por defecto es una cita a la vez, y se puede configurar hasta 100 en Administración de Sede, para servicios que atienden varias personas al mismo tiempo.
Cómo decidirlo:
- Cupo = número de personas que pueden atender ese servicio simultáneamente. Si hay tres puestos atendiendo el servicio, un cupo de tres refleja la capacidad.
- No lo fijes en el máximo «por si acaso». Un cupo alto concentra llegadas y recrea el pico.
- Reserva capacidad para quienes llegan sin cita, si tu sede los atiende: no todos los puestos deben estar comprometidos por la agenda.
Si el horario pedido está ocupado, Kiuu sugiere los cinco próximos horarios libres, respetando duración y cupo.
Un ejemplo con números inventados
Una sede tiene un servicio atendido por 2 personas, con citas de 15 minutos. La capacidad es de 8 citas por hora (2 puestos × 4 citas). Si el cupo es 2 y las citas se reparten cada 15 minutos, la sede puede ocupar 8 citas por hora sin fila. Si el cupo fuera 8, podrían agendarse 8 personas a las 9:00 y la sala se llenaría de golpe, aunque la capacidad horaria sea la misma. El cupo reparte la llegada; por eso se fija con la capacidad simultánea y no con la capacidad por hora.
Cuánto reservar para quien no tiene cita
Si tu sede acepta personas sin cita, la agenda no debe ocupar toda la capacidad. Una regla práctica: observa en sala cuántas personas llegan sin cita en cada franja y deja esa capacidad libre. La política de cita se define por sede o por servicio: ninguna, opcional (por defecto) u obligatoria. Con cita obligatoria, el servicio queda bloqueado para quien no la tiene.
Cómo comprobar que funciona
- Mira la hora pico antes y después de activar la agenda.
- Observa si las personas con cita esperan menos que las que llegan sin ella.
- Revisa cuántas citas quedan como «No asistió» y ajusta la tolerancia.
- Si se forma fila al inicio de las franjas, reduce el cupo o alarga los intervalos.
La guía de picos de atención explica cómo leer el resultado.
Límites a tener presentes
- La agenda es por sede y servicio; no hay agenda por profesional ni por recurso.
- No hay horario distinto por servicio ni festivos por país.
- Las citas las crea el equipo; la persona gestiona la suya con un enlace privado.
- No hay recordatorios previos de las citas.
Errores frecuentes
- Activar el horario sin cargar las franjas.
- Fijar una duración ideal y no la real.
- Cupo en el máximo para «dar más citas».
- No dejar capacidad para quien llega sin cita.
- No revisar el horario cuando hay un cierre o un día especial.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener un horario distinto para cada servicio?
No: el horario es por sede. Se puede ajustar el cupo y organizar las citas por servicio, pero el horario general es único.
¿Qué pasa si agendo una fecha pasada?
Kiuu te lo recuerda de forma discreta, pero no te lo impide.
¿Cuántas citas simultáneas puede tener un servicio?
Una por defecto; se puede configurar hasta 100 en Administración de Sede.