Responsable editorial: Kiuu
Cómo reducir las inasistencias a las citas: qué sí se puede hacer
Cómo medir y reducir las inasistencias a citas: definir el No asistió, confirmar con enlace privado, facilitar cancelar, ajustar el cupo y qué no existe en Kiuu.
Para reducir las inasistencias a las citas, primero mide: define cuándo una cita cuenta como No asistió y registra cuántas hay. Después actúa sobre las palancas disponibles: facilitar que la persona confirme o cancele con un enlace privado, avisarle al crear la cita, ajustar el cupo y la tolerancia, y contactar a quien suele fallar. Kiuu no envía recordatorios previos programados, así que ese paso depende de tu equipo.
Primero, definir qué es una inasistencia
Antes de intentar reducir las citas perdidas hay que acordar qué se cuenta. En Kiuu, No asistió significa que la persona no llegó: libera el cupo y suma una inasistencia a su historial, sin avisarle. Se habilita después de la tolerancia configurada en Recepción, y el equipo puede deshacerlo si el cupo sigue libre. Con esa definición fija, la tasa de inasistencia se calcula así:
Excluye del denominador las citas canceladas con antelación, que no son una pérdida de cupo del mismo tipo. Anota la definición y úsala siempre igual. La guía de indicadores sigue el mismo principio.
Por qué se pierden las citas
| Causa | Qué la reduce | ¿Lo cubre Kiuu? |
|---|---|---|
| Se olvidó | Un recordatorio antes de la cita | No hay recordatorios previos programados; depende de tu equipo |
| No pudo ir y no sabía cómo avisar | Un canal fácil para cancelar | Sí: enlace privado para confirmar o cancelar |
| Cambió de planes | Poder mover la cita | Sí, si la sede activa la reprogramación desde el enlace |
| No sabía cuándo ni dónde | Un aviso claro al crear la cita | WhatsApp al crear, si la persona lo autorizó |
| Esperó demasiado la vez anterior | Menos espera en sala | Cupo y organización de la agenda |
| La cita no era importante para ella | Hacerla relevante en el momento de agendar | Fuera del software |
Cinco palancas que sí están a tu alcance
1. Facilitar cancelar
Parece contradictorio, pero una persona que puede cancelar en diez segundos libera el cupo con antelación. Quien no sabe cómo cancelar simplemente no va. El enlace privado de cada cita permite confirmar o cancelar sin llamar. Ver cómo funciona.
2. Permitir reprogramar
Si tu operación lo admite, activar la reprogramación desde el enlace convierte una futura inasistencia en una cita movida. Es una decisión por sede, que depende de cuánto absorbe tu agenda.
3. Avisar bien al crear la cita
Con la integración de WhatsApp y la autorización de la persona, el aviso sale al crear, reprogramar o cancelar la cita. Un buen mensaje dice día, hora, lugar y cómo cancelar. Recuerda que la cita por sí sola no concede la autorización.
4. Hacer un recordatorio propio
Hoy los recordatorios programados no están disponibles. Mientras tanto, el equipo puede contactar a las personas el día anterior con sus propios medios (por ejemplo, una llamada o un mensaje desde los canales de la organización), priorizando las citas más difíciles de reponer. Es un proceso manual: cuéntalo en el costo.
5. Ajustar tolerancia y cupo
La tolerancia define cuánto se espera antes de marcar «No asistió»: muy corta castiga a quien llega apenas tarde; muy larga bloquea el cupo. El cupo reparte las llegadas: si todos llegan a la misma hora, las esperas empujan a algunos a irse. La guía de horarios y cupos lo explica.
Mirar quién falla, con cuidado
La aplicación opcional Clientes (premium, por sede) muestra la actividad por persona: citas y turnos, próxima cita, inasistencias y cancelaciones. Sirve para identificar patrones, no para castigar:
- Ver si una persona acumula inasistencias y contactarla antes de su próxima cita.
- Detectar horarios o servicios con más pérdidas que otros.
- Decidir con criterio, y con una política escrita, si hace falta exigir confirmación a quienes han faltado varias veces.
Cualquier decisión sobre personas con inasistencias debe ser transparente y proporcionada; los datos son personales y se tratan con las reglas de privacidad de tu organización.
Qué no conviene hacer
- Sobreagendar sin control. Kiuu no documenta una función de sobrecupo por inasistencia esperada; subir el cupo para compensar puede crear filas.
- Penalizar sin reglas. Una consecuencia no explicada daña la relación.
- Medir sin definir. Si cada persona del equipo marca «No asistió» con un criterio, el dato no sirve.
- Prometer recordatorios que no existen, ni al cliente ni internamente.
Cómo saber si estás mejorando
- Fija una línea base de tres o cuatro semanas.
- Cambia una palanca y mide el periodo siguiente.
- Compara la tasa, no el número absoluto: el volumen de citas cambia.
- Revisa también el tiempo de espera de los citados: una mejora de asistencia que genera filas no es mejora.
Preguntas frecuentes
¿Kiuu envía recordatorios antes de la cita?
No. Los recordatorios programados están pendientes. El aviso de WhatsApp sale al crear, reprogramar o cancelar la cita.
¿La persona sabe que la marcamos como «No asistió»?
No: el sistema suma la inasistencia sin avisarle. Si tu política exige comunicarlo, hazlo por tus propios medios.
¿Se puede deshacer un «No asistió»?
Sí, mientras el cupo siga libre, el equipo puede deshacerlo.