Responsable editorial: Kiuu
Reprogramar y cancelar citas sin llamadas: cómo se hace
Cómo permitir que las personas confirmen, cancelen o reprogramen su cita con un enlace privado, qué decide la sede y qué límites tiene, sin saturar las llamadas.
En Kiuu cada cita tiene un enlace privado con el que la persona puede ver su cita, confirmarla o cancelarla y, si la sede lo permite, reprogramarla eligiendo otra hora libre. La sede decide si la reprogramación está activa; si no, el reagendamiento lo hace el equipo. La persona no puede cambiar la duración ni elegir fechas pasadas. Las citas las crea el equipo, no la persona.
Cada llamada es un trámite que se puede evitar
Gran parte de las llamadas que recibe una sede con citas son de tres tipos: «quiero confirmar», «quiero cancelar» y «quiero cambiar la hora». Son gestiones simples que ocupan el teléfono, interrumpen al personal y dejan a la persona esperando en línea. Un enlace privado por cita permite que la persona las resuelva sola. Esta guía explica qué permite el enlace en Kiuu, qué decide la sede y cómo prepararse. La referencia de pantalla está en el manual de Agenda.
Qué puede hacer la persona con su enlace
| Acción | ¿Disponible? | Condición |
|---|---|---|
| Ver su cita | Sí | Con el enlace privado |
| Confirmar | Sí | Siempre |
| Cancelar | Sí | El motivo es opcional para ella |
| Reprogramar | Depende de la sede | Solo si la sede activó la opción |
| Cambiar la duración | No | Nunca |
| Elegir una fecha pasada | No | Nunca |
| Crear una cita nueva | No | Las citas las crea el equipo |
Si la reprogramación está apagada, la persona solo confirma o cancela y el reagendamiento lo hace el equipo. Si está encendida, la persona elige otra hora y, cuando esa está ocupada, Kiuu le muestra las siguientes disponibles, respetando duración y cupo.
Qué decide la sede
| Decisión | Opciones | Criterio |
|---|---|---|
| ¿Permitir reprogramar? | Sí o no, por sede | Si tu operación absorbe cambios de última hora |
| Motivo de cancelación del equipo | Obligatorio (mínimo tres caracteres) | Para analizar causas |
| Horario y cupo | Según la agenda | La reprogramación respeta ambos |
| ¿Mostrar canceladas? | Se ocultan por defecto; «Mostrar canceladas» recuerda la preferencia | Comodidad del equipo |
El detalle de una cita cancelada conserva el motivo, la fecha y quién canceló, lo que permite revisar el historial.
Cómo hacerlo bien
- Decide si permites reprogramar. Si tu agenda está muy ajustada, apagarlo evita cambios que descuadren el día; el equipo reagenda con criterio.
- Define cómo llega el enlace a la persona y comprueba con una cita de prueba que lo recibe. Sin autorización de WhatsApp no hay aviso automático, así que el equipo debe tener otra forma de entregarlo.
- Cuida el momento. Una cancelación con horas de antelación libera el cupo; con minutos, no. Informa a la persona hasta cuándo conviene avisar.
- Mide. Compara cuántas citas se cancelan por el enlace y cuántas terminan en «No asistió».
WhatsApp: qué avisa y qué no
Con la integración de WhatsApp activa y la autorización de la persona, el aviso sale al crear, reprogramar o cancelar la cita. La cita por sí sola no concede la autorización: debe darla la persona. No hay recordatorios previos programados; si los necesitas, planea un proceso propio mientras tanto. Los avisos de citas y los de turnos se activan por separado, y puedes elegir qué evento de cita avisar.
Casos que conviene prever
- La persona no tiene el enlace: el equipo puede ver, confirmar, reprogramar o cancelar la cita desde Agenda.
- La persona llega tarde: la llegada se registra con el QR de Recepción dentro de la ventana configurada; fuera de ella, Kiuu orienta sin revelar más de la cuenta.
- La persona no llega: pasada la tolerancia configurada, el equipo marca «No asistió», lo que libera el cupo y suma una inasistencia sin avisar a la persona. El equipo puede deshacerlo si el cupo sigue libre.
- El equipo necesita mover una cita: reprograma desde Agenda y la persona recibe el aviso si autorizó WhatsApp.
Límites
- No hay creación pública de citas: las crea el equipo.
- No hay recordatorios previos programados.
- La agenda es por sede y servicio, no por profesional.
- El enlace es privado: quien lo tenga puede actuar sobre esa cita, por lo que no conviene publicarlo.
Errores frecuentes
- Permitir reprogramar sin tener claro el cupo.
- Esperar que WhatsApp recuerde la cita el día anterior.
- No definir cómo recibe cada persona su enlace.
- Cancelar desde el equipo sin dejar un motivo útil.
- No medir cuántas citas terminan sin asistencia.
Preguntas frecuentes
¿La persona necesita una cuenta?
No. Usa un enlace privado; no inicia sesión.
¿Puede la persona elegir cualquier hora?
Solo una libre, dentro del horario de la sede y respetando duración y cupo. Si la hora está ocupada, se le muestran las siguientes disponibles.
¿Qué pasa con la cita cancelada?
Libera el cupo y se conserva en el historial con su motivo, la fecha y quién la canceló; las canceladas están ocultas por defecto en Agenda.