Responsable editorial: Kiuu
Recepción: la primera impresión de la sede y cómo ordenarla
Cómo ordenar la recepción de una sede con QR de llegada, cartel y terminal: qué debe entender la persona en diez segundos, quién la recibe y qué medir.
La recepción es el momento en que la persona decide cómo se siente en la sede. Debe entender en diez segundos qué hacer: con cita, escanea el QR de la sede; sin cita, toma su turno en la terminal o con el mismo QR si la sede lo permite. Se ordena con un cartel claro, una persona que oriente al inicio y una prueba con alguien ajeno. La app Recepción es gratuita.
Diez segundos para entender
Quien entra a una sede por primera vez hace tres preguntas sin decirlas: ¿dónde me anuncio?, ¿qué hago ahora? y ¿cuánto voy a esperar? Si no encuentra la respuesta en diez segundos, pregunta a la primera persona que ve y se forma una fila antes de que el sistema entre en juego. Ordenar la recepción es responder esas tres preguntas con el entorno, no con el personal. Para el flujo de una clínica, mira el artículo específico; este es el principio general.
Lo que debe ver la persona
| Pregunta | Respuesta en el entorno | Pieza de Kiuu |
|---|---|---|
| ¿Dónde me anuncio? | Un cartel visible desde la puerta | Cartel imprimible del QR de Recepción |
| ¿Qué hago ahora? | Dos opciones claras: con cita / sin cita | QR de la sede y Terminal de Autoservicio |
| ¿Cuánto voy a esperar? | Espera estimada y pantalla de llamados | Terminal, seguimiento por celular y Pantalla TV |
El QR de llegada
Cada sede tiene un enlace permanente y un código QR. La persona lo escanea con la cámara del celular, sin instalar nada ni iniciar sesión:
- Con cita: registra su llegada y la cita se convierte en turno, con llamado en la Pantalla TV y atención desde la consola.
- Sin cita: solicita su turno desde el mismo punto, así recepción maneja un solo flujo para quien reservó y para quien no.
- Si la persona aún no autorizó WhatsApp, puede hacerlo ahí mismo, de forma opcional.
- Si la sede exige cita para algunos servicios, el QR solo ofrece turno directo para los que lo permiten.
La app Recepción es gratuita, con el cartel descargable listo para imprimir con el nombre de la organización y de la sede. Si el cartel se expone donde no debe, se puede regenerar el QR: el anterior deja de funcionar, así que hay que retirar los carteles viejos.
El cartel: tres reglas
- Una acción por cartel. «Con cita: escanea aquí». Un cartel con cinco instrucciones no se lee.
- A la altura de los ojos y a la vista desde la puerta, junto a la terminal si la hay.
- Con el mismo lenguaje que usa la terminal: si el cartel dice «turno» y la terminal habla de «ticket», la persona duda.
La persona que recibe
La tecnología no sustituye a una persona en la puerta durante las primeras semanas, ni para quien no maneja un celular. Su papel:
- Saludar y orientar: «¿Tiene cita? Escanee este código. ¿No? Tome su turno aquí».
- Ayudar sin tomar el control de la pantalla ni del celular.
- Anotar qué dudas se repiten, para ajustar carteles y nombres.
- Recordar a quienes se acercan sin turno que existe la terminal.
Qué decidir antes de abrir
- Política de cita: ninguna, opcional u obligatoria, por sede o por servicio.
- Ventana de llegada: por defecto 120 minutos antes y 240 después; ajústala a la puntualidad real.
- Tolerancia de «No asistió»: cuánto se espera antes de liberar el cupo.
- Dónde va cada pieza: cartel, terminal y pantalla en una secuencia lógica desde la puerta.
- Quién recibe y cómo se cubre su descanso.
Cómo probarla
- Pide a una persona ajena que llegue «como cliente» con cita y a otra sin ella.
- Observa en qué momento duda, sin ayudarla.
- Cronometra cuánto tarda en saber qué hacer y en tener su turno.
- Cambia lo que haya confundido y repite.
Qué medir
- Tiempo desde que entra hasta que tiene turno.
- Cuántas personas preguntan al personal «qué hago».
- Espera de citados y no citados, y cuántos pierden su cita.
- Observaciones del equipo en la primera semana.
Errores frecuentes
- Un cartel escondido o con demasiado texto.
- No señalar la diferencia entre con cita y sin cita.
- Dejar el QR sin probar con un celular real.
- Olvidar retirar el cartel viejo al regenerar el QR.
- Quitar a la persona de apoyo demasiado pronto.
Preguntas frecuentes
¿La recepción requiere comprar algo?
La app Recepción es gratuita y se instala desde Compras y paquetes. Los equipos y la impresión del cartel los pone la sede.
¿Y si la persona no tiene celular?
Puede usar la Terminal de Autoservicio o un mostrador con una persona que la oriente. Conviene tener siempre una alternativa.
¿Se puede personalizar el cartel?
El cartel se descarga listo para imprimir, con el nombre de la organización y de la sede. Las instrucciones adicionales las añade tu equipo en la señalización del lugar.