Responsable editorial: Kiuu
WhatsApp para citas: autorización, avisos y lo que no existe
Cómo funcionan los avisos de WhatsApp para citas en Kiuu: autorización de la persona, eventos que se avisan, historial de envíos, costos y qué no está disponible.
Los avisos de WhatsApp para citas en Kiuu salen al crear, reprogramar o cancelar la cita, siempre que la persona haya autorizado recibirlos; la cita por sí sola no concede ese permiso. Los avisos de citas y de turnos se activan por separado, y la propia Agenda muestra si el mensaje salió o por qué no. No hay recordatorios previos programados. El consumo se paga con paquetes prepagados.
Avisar por WhatsApp es un permiso antes que una función
Un mensaje de WhatsApp para recordar o confirmar una cita puede ahorrar llamadas, pero escribirle a alguien sin su autorización es un problema legal y de confianza. Por eso en Kiuu la autorización va primero: sin ella, el mensaje no sale. Este artículo explica qué avisa WhatsApp en las citas, cómo se da la autorización y qué no existe. El caso de turnos está en la guía de notificaciones.
Qué se avisa
| Evento | ¿Se puede avisar? | Observación |
|---|---|---|
| Cita creada | Sí | Confirmación al agendar, si la persona autorizó |
| Cita reprogramada | Sí | Se elige si se avisa |
| Cita cancelada | Sí | Se elige si se avisa |
| Recordatorio previo programado | No disponible | Está pendiente de diseño; no lo prometas |
Los avisos de citas y los de turnos se activan por separado: lo que apagas no se envía y el otro tipo sigue funcionando. Dentro de las citas se puede elegir qué eventos avisar.
La autorización
El consentimiento se registra por organización, persona y canal. Tres reglas prácticas:
- La cita no concede la autorización. Reservar una cita no equivale a aceptar mensajes de WhatsApp.
- La marca el equipo cuando la persona la da, en persona o por solicitud suya, en el formulario de nueva cita; o la persona la autoriza desde el QR de Recepción al llegar, de forma opcional.
- Se respeta la baja. WhatsApp atiende las respuestas STOP o BAJA, y la reactivación con HOLA.
Sin autorización no hay envío. La obligación de contar con la autorización del titular para tratar sus datos proviene de la Ley 1581 de 2012; revisa con tu asesoría jurídica cómo aplica a tu organización.
El historial: ver si el mensaje salió
Después de guardar la cita, la propia Agenda muestra si el mensaje salió o por qué no. Los motivos más habituales son la falta de autorización o de saldo. El historial de envíos se puede filtrar por turnos y por citas cuando ambos tipos están activos. Revisarlo con frecuencia evita descubrir que durante semanas no salió ningún aviso.
Plantillas y contenido
Con WhatsApp se usan plantillas aprobadas, con variables como turno, servicio, módulo, cliente, posición y empresa. Buenas prácticas para el mensaje de una cita:
- Día, hora, sede y servicio, con claridad.
- El nombre de la organización.
- Cómo cancelar o cambiar la cita.
- Nada de datos sensibles ni del motivo de la visita.
Costos
La integración se instala gratis; el consumo se paga con paquetes prepagados que no vencen, que se compran en Compras y Paquetes. Un mensaje por cita creada y otro por reprogramación o cancelación son los volúmenes a presupuestar. Los precios vigentes están en el catálogo.
Lo que no existe
- Recordatorios previos programados (por ejemplo, «mañana tienes cita»): no están disponibles.
- Envío sin autorización: no es posible.
- Creación de citas por WhatsApp: las citas las crea el equipo.
- Garantía de lectura: WhatsApp entrega el mensaje, pero Kiuu no puede asegurar que la persona lo lea.
Si necesitas recordar a las personas antes de la cita, el equipo debe hacerlo por sus propios medios; la guía de inasistencias sugiere cómo organizarlo.
Errores frecuentes
- Marcar la autorización «por defecto» sin que la persona la haya dado.
- Prometer en el cartel o en el mensaje recordatorios que no existen.
- No revisar el historial de envíos ni el saldo.
- Incluir en el mensaje el motivo de la cita.
- No tener una forma de entregar el enlace a quien no autorizó WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si la persona no autorizó?
No se envía el mensaje, y el historial muestra el motivo (por ejemplo, sin autorización del cliente).
¿Puedo avisar solo de cancelaciones?
Sí. Dentro de los avisos de citas se puede elegir qué eventos avisar.
¿Se pueden enviar recordatorios el día anterior?
No están disponibles hoy. El aviso sale al crear, reprogramar o cancelar la cita.